Parte dos problemas causados pela má comunicação podem ser evitados com a utilização de práticas simples, que, se aplicadas ao dia a dia, podem melhorar muito os processos de comunicação. Nós aqui da Remake separamos sete dessas práticas para você utilizar agora mesmo e ter uma comunicação mais assertiva. Confira abaixo:
- Tenha clareza do que quer comunicar: muitas vezes queremos comunicar algo que não está totalmente claro para nós mesmos. A chance dessa comunicação ser ineficaz é muito grande. Portanto, pare, reflita e estruture sua comunicação. Quando isso não for possível, comunique ao interlocutor. Assim, ele terá consciência da situação e até mesmo poderá ajudá-lo a organizar as ideias.
- Seja claro e objetivo: evite dar muitas voltas quando está transmitindo alguma informação. Vá direto ao ponto. Isso não significa omitir informações, mas apenas ser o mais direto possível.
- Seja preciso: quanto mais precisa for sua comunicação, maiores as chances de sucesso. Ao invés de falar: “Chego daqui a pouco”, fale: “Chego em 5 minutos”. Ao invés de falar: “Esse material precisa ser enviado para a empresa X”, fale: “Esse material precisa ser enviado para o setor Y, da empresa X, aos cuidados de Z”.
- Contextualize: nem sempre a outra pessoa tem as mesmas informações que nós. Se você chegar para alguém e falar: “Já enviei a nota fiscal”, ela pode ficar te olhando sem entender nada. Mas se você falar: “Ontem fechamos uma venda para a empresa X, eu já emiti a nota fiscal e enviei para o responsável”, a outra pessoa terá as informações necessárias para entender o que está acontecendo.
- Preste atenção na linguagem: cada público interage melhor utilizando a linguagem que lhe é mais familiar. Utilizar uma linguagem muito informal com clientes ou pessoas superiores na hierarquia da empresa, pode não ser uma boa alternativa. Da mesma forma que uma linguagem muito rebuscada no dia a dia pode atrapalhar o entendimento das outras pessoas durante a comunicação.
- Evite termos muito complicados: ainda falando sobre linguagem, a utilização de termos técnicos é indispensável em certas situações. Entretanto, abusar desses termos em situações mais comuns do dia a dia pode gerar ruídos na sua comunicação. Preste atenção ao seu público e ao seu assunto. Seja o mais simples possível.
- Certifique-se que seu interlocutor entendeu: incrementar sua comunicação com frases do tipo: “Você entendeu até aqui?” ou “Faz sentido isso que estou falando?”, fará com que seu interlocutor exponha possíveis dúvidas e muitos dos problemas que poderiam ser gerados com essa comunicação sejam mitigados ali mesmo. É importante destacar aqui que essas perguntas devem ser feitas em tom amistoso e com interesse de ajudar. Fazê-las de uma maneira impaciente poderá intimidar o interlocutor que responderá com um “sim” automático.
Lembre-se sempre que a comunicação é uma relação que envolve mais de uma pessoa. O que pode parecer óbvio para você, pode não estar tão claro para a outra parte. Siga as dicas acima e tenha o compromisso de melhorar sempre. Pode acreditar: sua comunicação e seus relacionamentos vão produzir resultados excelentes.
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